Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Better Together Company S.A.S. (en adelante, "BETTER TOGETHER" o "la Empresa") opera una plataforma digital de tipo marketplace y software como servicio (SaaS), que facilita la conexión entre usuarios, compradores, vendedores y aliados comerciales. En calidad de Responsable del Tratamiento, la Empresa determina los fines y medios del tratamiento de los datos personales que recopila en el ejercicio de sus actividades comerciales.

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2. MARCO LEGAL APLICABLE

La presente Política se fundamenta en el siguiente marco normativo colombiano:

• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013: Reglamentación parcial de la Ley 1581/2012, incorporado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Ley 1266 de 2008: Disposiciones generales de habeas data en el sector financiero y crediticio.
• Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor): Protección al consumidor en transacciones digitales y comercio electrónico.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): Guías e instrucciones sobre protección de datos personales.
• Decreto Ley 019 de 2012 y Ley 527 de 1999: Comercio electrónico y mensajes de datos.

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la entidad competente para ejercer vigilancia y control sobre el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales en Colombia, con facultad para imponer sanciones de hasta 2.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) por infracciones graves.

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3. DEFINICIONES

4. DATOS PERSONALES QUE RECOPILAMOS

Better Together recopila únicamente los datos personales necesarios para cumplir con las finalidades descritas en esta Política, bajo el principio de minimización de datos establecido en la Ley 1581 de 2012. Los datos se recopilan a través de los siguientes canales: sitio web, aplicaciones y formularios digitales, WhatsApp Business, redes sociales, atención presencial y puntos de contacto físico.

4.1 Datos de Usuarios y Clientes

• Datos de identificación: nombre completo, número de cédula de ciudadanía o NIT, tipo de documento.
• Datos de contacto: dirección de correo electrónico, número de teléfono o celular, dirección física o de correspondencia.
• Datos de acceso a la plataforma: nombre de usuario, contraseña (almacenada en formato cifrado), historial de navegación y actividad en la plataforma.
• Datos de transacciones: historial de compras o ventas, productos o servicios adquiridos, estado de pedidos.
• Datos de comunicación: mensajes enviados a través de WhatsApp Business o formularios de contacto.

4.2 Datos de Vendedores y Aliados del Marketplace

• Datos de identificación empresarial o personal: razón social, NIT, cédula del representante legal.
• Datos de contacto comercial: correo electrónico corporativo, teléfono comercial, dirección de establecimiento.
• Información de productos o servicios ofrecidos: descripciones, precios, catálogos.
• Datos bancarios básicos para liquidación de pagos (cuenta destino de desembolsos): solo los estrictamente necesarios y con medidas de seguridad reforzadas.

4.3 Datos de Usuarios del Módulo SaaS

• Datos de configuración de cuenta: perfil de usuario, cargo, área o departamento dentro de la organización cliente.
• Datos de uso del software: logs de acceso, registros de actividad, configuraciones personalizadas.
• Datos de soporte técnico: consultas, incidentes reportados y comunicaciones con el equipo de soporte.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recopilados por Better Together serán tratados para las siguientes finalidades, de conformidad con la autorización otorgada por el Titular:

5.1 Finalidades Principales (necesarias para la prestación del servicio)

1. Gestión del registro, creación y administración de cuentas de usuario en la plataforma.
2. Procesamiento y gestión de transacciones, pedidos, compras y ventas realizadas a través del marketplace.
3. Prestación del servicio SaaS contratado, incluyendo soporte técnico, actualizaciones y mantenimiento.
4. Verificación de identidad y prevención del fraude en transacciones digitales.
5. Facturación, cobro de servicios y gestión de pagos, incluyendo la relación con pasarelas de pago autorizadas.
6. Comunicación con el titular sobre el estado de sus pedidos, solicitudes o cuenta.
7. Atención de PQR (peticiones, quejas y reclamos) relacionadas con los servicios.
8. Cumplimiento de obligaciones legales, fiscales y contables ante autoridades colombianas (DIAN, SIC, etc.).

5.2 Finalidades Secundarias (sujetas a autorización explícita adicional)

9. Envío de comunicaciones comerciales, promocionales y de marketing sobre productos, servicios o novedades de Better Together.
10. Elaboración de perfiles de usuario para mejorar la experiencia personalizada en la plataforma.
11. Realización de estudios de mercado, encuestas de satisfacción y análisis estadísticos.
12. Compartir información con aliados comerciales para ofertas conjuntas (solo con autorización previa).
13. Generación de contenido o testimonios con fines de comunicación corporativa (requiere autorización expresa adicional).

6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

De conformidad con los artículos 8 y 9 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 4 del Decreto 1377 de 2013, Better Together obtendrá la autorización previa, expresa e informada del Titular antes de iniciar el tratamiento de sus datos personales. Dicha autorización se obtendrá a través de los siguientes mecanismos:

• Formulario web: Casilla de verificación (checkbox) de aceptación visible y obligatoria durante el proceso de registro en la plataforma, con enlace directo a esta Política.
• WhatsApp Business: Mensaje de bienvenida automatizado que incluye enlace a esta Política y solicita confirmación de aceptación antes de continuar la interacción comercial.
• Atención presencial o física: Formato físico de autorización firmado por el titular, el cual será archivado por la Empresa. El titular recibirá copia del mismo.
• Correo electrónico: Mensaje inicial que incluye la Política de Privacidad con confirmación de lectura o respuesta de aceptación.

La autorización otorgada podrá revocarse en cualquier momento por el Titular, sin que ello tenga efectos retroactivos. La revocatoria no afectará el tratamiento de datos realizado mientras la autorización estuvo vigente y fue legítimamente obtenida. Para revocar la autorización, el Titular deberá seguir el procedimiento descrito en la Sección 9 de esta Política.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

En cumplimiento del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen los siguientes derechos, que podrán ejercer en cualquier momento:

Los derechos de los Titulares son gratuitos. Better Together no podrá condicionar el ejercicio de estos derechos al pago de ninguna suma de dinero. El titular deberá acreditar su identidad o la de su representante o causahabiente para el ejercicio de estos derechos.

8. CANALES PARA EJERCER LOS DERECHOS (PQR)

El Titular, sus causahabientes, representantes y/o apoderados podrán ejercer sus derechos mediante los siguientes canales habilitados por Better Together:

La solicitud deberá contener: (i) nombre completo del Titular o su representante, (ii) documento de identificación, (iii) descripción de los datos sobre los que se ejercerá el derecho, (iv) documentos que sustenten la solicitud cuando aplique, y (v) correo de notificación. Better Together responderá dentro del plazo legal. Si la consulta o reclamo resulta incompleta, se requerirá al Titular para subsanarla dentro de los 5 días hábiles siguientes.

9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS A TERCEROS

Better Together podrá transferir o transmitir datos personales a terceros exclusivamente en los siguientes supuestos:

9.1 Encargados del Tratamiento

La Empresa podrá contratar terceros proveedores de servicios que actúan como Encargados del Tratamiento. Dichos encargados solo podrán tratar los datos para las finalidades autorizadas y estarán obligados contractualmente a cumplir las mismas obligaciones de seguridad y confidencialidad que Better Together. Entre los tipos de encargados se encuentran:

• Proveedores de infraestructura tecnológica y servidores en la nube (cloud computing).
• Pasarelas de pago y procesadores de transacciones electrónicas.
• Proveedores de servicios de comunicación (correo electrónico, SMS, WhatsApp Business API).
• Proveedores de análisis de datos y métricas de uso de la plataforma.
• Proveedores de servicios de soporte técnico y mantenimiento de la plataforma.

9.2 Transferencias a Aliados del Marketplace

En el contexto del marketplace, ciertos datos de compradores podrán ser compartidos con los vendedores inscritos en la plataforma, exclusivamente en la medida necesaria para gestionar la transacción (nombre, dirección de entrega, datos de contacto). Dicha transferencia se enmarca dentro de las finalidades autorizadas en el proceso de compra.

9.3 Transferencias Internacionales

En caso de que la Empresa utilice proveedores tecnológicos ubicados fuera de Colombia (por ejemplo, servicios de almacenamiento en la nube), dicha transferencia internacional se realizará bajo las condiciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, garantizando que el receptor ofrezca niveles de protección adecuados o se encuentren debidamente habilitados según las instrucciones de la SIC.

9.4 Autoridades Competentes

Better Together podrá divulgar datos personales a autoridades gubernamentales, judiciales o administrativas colombianas cuando sea requerido por ley, orden judicial o mandato de autoridad competente, sin necesidad de autorización previa del Titular.

10. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 17(d) de la Ley 1581 de 2012, Better Together adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre las medidas implementadas se encuentran:

10.1 Medidas Técnicas

• Cifrado de datos en tránsito mediante protocolos TLS/HTTPS en todas las comunicaciones de la plataforma.
• Almacenamiento de contraseñas con técnicas de hashing seguro (bcrypt o equivalente).
• Control de acceso basado en roles (RBAC) para limitar el acceso a datos según las funciones del colaborador.
• Copias de seguridad (backups) periódicas y almacenamiento seguro de las mismas.
• Monitoreo de acceso y auditorías de seguridad de la plataforma.

10.2 Medidas Administrativas

• Políticas internas de seguridad de la información para colaboradores y contratistas.
• Capacitación periódica al equipo en protección de datos y ciberseguridad.
• Acuerdos de confidencialidad con todos los colaboradores que tengan acceso a datos personales.
• Procedimiento de respuesta a incidentes de seguridad (data breach), conforme a las instrucciones de la SIC.

10.3 Protocolo ante Incidentes de Seguridad

En caso de una violación de seguridad que pueda afectar los datos personales de los Titulares, Better Together: (i) contendrá el incidente de inmediato, (ii) evaluará el riesgo y el alcance del mismo, (iii) notificará a la SIC dentro de los plazos establecidos por la normativa aplicable, y (iv) informará a los Titulares afectados cuando el riesgo sea significativo para sus derechos o intereses.

11. VIGENCIA DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad que motivó su recopilación y mientras exista una relación comercial o contractual vigente entre el Titular y Better Together. Una vez cumplida la finalidad y extinguida la relación, los datos serán suprimidos o anonimizados, salvo en los siguientes casos:

• Obligaciones legales de conservación: Los datos contables y fiscales se conservarán por el período establecido en el Código de Comercio (10 años) y el Estatuto Tributario.
• Obligaciones contractuales pendientes: Datos necesarios para la resolución de disputas, garantías o responsabilidades post-contractuales.
• Prevención de fraude y seguridad: Datos mínimos necesarios para prevenir conductas fraudulentas recurrentes.
• Datos de ex-colaboradores: Conforme al Código Sustantivo del Trabajo, durante el período de posibles reclamaciones laborales.

Better Together implementará procedimientos periódicos de revisión y depuración de sus bases de datos para garantizar que no se conserven datos que hayan superado los períodos de conservación legalmente aplicables.

12. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

Los servicios de Better Together están dirigidos principalmente a personas mayores de 18 años. No obstante, dado que la Empresa no puede garantizar con certeza la edad de todos sus usuarios en todos sus canales de atención, se adoptan las siguientes medidas de protección:

• Declaración de mayoría de edad: Durante el registro en la plataforma, el usuario deberá declarar que es mayor de 18 años.
• Autorización de padres o tutores: En caso de detectarse o reportarse que un usuario es menor de edad, se requerirá autorización expresa de su representante legal (padre, madre o tutor) para continuar con el tratamiento de sus datos.
• Protección del interés superior: En ningún caso el tratamiento de datos de menores se realizará para finalidades que no estén orientadas a su beneficio y no sean acordes con su desarrollo integral.
• Cancelación inmediata: Si se detecta que un usuario es menor de edad y no cuenta con autorización de sus representantes legales, se procederá a la suspensión de la cuenta y la supresión de los datos recopilados sin demora.

Cualquier persona que detecte que un menor de edad está registrado en la plataforma sin autorización de sus representantes legales, puede reportarlo al correo pqr@betogether.com.co.

13. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE RASTREO

El sitio web de Better Together puede utilizar cookies y tecnologías similares (web beacons, píxeles de seguimiento) para mejorar la experiencia de navegación y recopilar información estadística. A continuación se describen los tipos de cookies utilizados:

El usuario puede configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies. Sin embargo, la desactivación de cookies esenciales puede afectar el funcionamiento correcto de la plataforma. Al acceder al sitio web por primera vez, se presentará un banner de consentimiento de cookies conforme a las mejores prácticas internacionales.

14. CANALES DIGITALES Y REDES SOCIALES

Better Together opera a través de canales de comunicación digital como WhatsApp Business y redes sociales. El uso de estos canales implica la recopilación de datos básicos de contacto del usuario. Se establecen las siguientes condiciones aplicables:

14.1 WhatsApp Business

• Los mensajes enviados por los usuarios a través de WhatsApp Business son gestionados por Better Together y por proveedores autorizados de la API de WhatsApp Business (Meta Platforms Inc.).
• Los datos recopilados a través de este canal (nombre de usuario, número de teléfono, contenido de la conversación) serán tratados exclusivamente para atender la solicitud del usuario y para las finalidades descritas en esta Política.
• Los usuarios entienden que las conversaciones pueden ser almacenadas para efectos de calidad del servicio, soporte técnico y cumplimiento legal.

14.2 Redes Sociales

• Las interacciones en redes sociales (comentarios, mensajes directos, menciones) son visibles para los administradores de la página y, según la plataforma, para el público general.
• La información compartida voluntariamente por el usuario en redes sociales estará sujeta también a las políticas de privacidad de cada plataforma (Meta, Instagram, LinkedIn, etc.).
• Better Together no recopilará ni almacenará datos de perfiles de redes sociales sin autorización expresa del usuario.

15. TRATAMIENTO DE DATOS EN LA RELACIÓN LABORAL

Los datos personales de colaboradores, contratistas y candidatos a empleo de Better Together son tratados de conformidad con las obligaciones establecidas en el Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 1581 de 2012 y demás normativa laboral vigente. Los datos serán utilizados para: gestionar la relación laboral o contractual, cumplir con obligaciones de seguridad social y parafiscales, procesar nómina y liquidaciones, y cumplir con obligaciones legales ante el Ministerio de Trabajo y otras entidades.

16. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 886 de 2014, Better Together registrará ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) las bases de datos que contengan datos personales de personas naturales, en los términos y condiciones establecidos por dicha entidad. El registro se realizará a través del sistema RNBD de la SIC (https://rnbd.sic.gov.co) una vez se superen los umbrales establecidos o en cumplimiento de cualquier instrucción normativa.

17. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Better Together se reserva el derecho de modificar, actualizar o complementar la presente Política en cualquier momento, cuando así lo exijan cambios normativos, cambios en el modelo de negocio, nuevas funcionalidades de la plataforma o instrucciones de la SIC. Cualquier modificación sustancial será comunicada a los Titulares a través de:

• Aviso destacado en el sitio web y la plataforma digital, con al menos 15 días de anticipación a su entrada en vigor.
• Correo electrónico al correo registrado por el usuario, cuando la modificación sea de carácter sustancial.
• Mensaje en el canal de WhatsApp Business de la Empresa.

El uso continuado de los servicios de Better Together después de la publicación de las modificaciones constituirá la aceptación de las mismas por parte del Titular. En caso de que el Titular no esté de acuerdo con los cambios, podrá solicitar la eliminación de sus datos personales conforme al procedimiento establecido en la Sección 8.

18. TRATAMIENTO LEGÍTIMO DE DATOS SIN AUTORIZACIÓN

Excepcionalmente, y de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requerirá autorización del Titular para el tratamiento de datos personales en los siguientes casos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública que figuran en registros públicos y cuyo tratamiento no vulnere derechos del Titular.
• Casos de urgencia médica o sanitaria que requieran el tratamiento de datos de salud.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de Personas.

19. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

Better Together designa un Oficial de Protección de Datos (OPD) como punto de contacto para las autoridades de control y para los Titulares de datos. El OPD será responsable de:

• Supervisar el cumplimiento de esta Política y de la normativa de protección de datos.
• Recibir y gestionar las PQR relacionadas con el tratamiento de datos personales.
• Coordinar la respuesta ante incidentes de seguridad que afecten datos personales.
• Mantener actualizados los registros de tratamiento de datos de la Empresa.
• Servir como enlace con la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

El Oficial de Protección de Datos puede ser contactado en: legal@betogether.com.co

20. VIGENCIA Y ADOPCIÓN

La presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales entra en vigor a partir de su publicación y adopción formal por parte del Representante Legal de Better Together Company S.A.S., y estará disponible en todo momento en el sitio web de la Empresa y en sus canales de atención al usuario.